Pieczątką dekretacyjną posługują się w swojej pracy księgowi. Jej posiadanie jest niezbędne i wynika z Ustawy o rachunkowości, która mówi o tym, że każdy dowód księgowy musi być sprawdzony i przyjęty do uwzględnienia w księgach rachunkowych. Jest to tzw. obowiązek dekretacyjny, który zobowiązuje do opieczętowania ważnych dokumentów. Jeśli zainteresował cię ten temat, to czytaj dalej – dowiesz się z niego więcej o pieczątkach dekretacyjnych.
Ważne dokumenty w księgowości
Księgowe mają na co dzień do czynienia z różnymi dokumentami, które powinny być ostemplowane. Wśród nich są:
- zewnętrzne obce (otrzymane od podmiotów zewnętrznych);
- zewnętrzne własne (dokumenty wystawiane przez firmę oraz przekazywane na zewnątrz);
- wewnętrzne (dotyczą działań wewnątrz firmy).
Czym jest dekretacja?
Dekretacja to zarządzenie pewnej osoby, które dotyczy w szczególności pism wpływających do komórki organizacyjnej. Nadaje ono prawidłowy bieg dokumentacji zgodnie z przyjętymi przepisami regulującymi obieg danego rodzaju dokumentów finansowych. Dekretacja to szczególna adnotacja na dokumencie, która wskazuje osobę lub komórkę organizacyjną odpowiedzialną za załatwienie danej sprawy. W księgowości dekrety są wykorzystywane po to, by dokument finansowy mógł zostać ujęty w systemie finansowo-księgowym firmy. Dokument księgowy musi być dekretowany, aby później zostać wprowadzony do systemu księgowego, czyli inaczej zaksięgowany.
Oznaczenia na dokumentach księgowych
Każdy dokument, który znajduje się w obiegu, musi wpierw zostać dokładnie sprawdzony pod kątem merytorycznym, formalnym oraz rachunkowym. Dokument, który pomyślnie przeszedł taką weryfikację, zostaje oznaczony adnotacją: „sprawdzono pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym”. Dokumenty są także oznaczone informacją o miejscu ewidencji ich w księgach rachunkowych.
Najważniejsze składowe tego opisu to:
- data (oznaczenie terminu, w którym dokument został ujęty w księgach rachunkowych);
- numer z zapisem zawierającym opis stron: WN/Ma (winien/ma);
- ewidencja analityczna dokumentacji (jeśli jest wymagana);
Na każdym dokumencie księgowym powinna się znaleźć imienna pieczątka osoby uprawnionej do ostemplowania dokumentu wraz z jej podpisem. Po dokonaniu tych czynności uznaje się, że dokument przeszedł dekretację
Pieczątka dekretacyjna a automatyzacja pracy
Podobnie jak klasyczna pieczątka datownik, tak i pieczątka dekretacyjna znacznie usprawnia proces opisywania dokumentów księgowych. Pieczątka dekretacyjna jest pieczątką tabelaryczną i pozwala na szybkie naniesienie na dokumenty księgowe odpowiednich formuł zgodnych z przepisami prawnymi.
Wśród pieczątek tabelarycznych wyróżnia się te:
- z opisem „sprawdzono pod względem merytorycznym”. To bardzo ważna pieczątka w codziennej pracy księgowego podczas prowadzenia tzw. pełnej księgowości.
- z informacją: „sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym”. To pieczątka powszechnie wykorzystywana w księgowości i przez właścicieli firm. Alternatywną wersją jest pieczątka z napisem „sprawdzono pod kątem..”, która umożliwia własnoręczne doprecyzowanie wykonywanych czynności kontrolnych.
- pieczątka wydatków strukturalnych – umożliwia jasne i czytelne oznaczenie kosztów zakwalifikowanych przez księgowego na tzw. wydatki strukturalne.
- pieczątka dekretacyjna Winien/Ma, która sprawdza się chociażby podczas przygotowywania tzw. bilansu środków.
- pieczątka – dekretacja. Zawiera wszystkie pola niezbędne, by w sposób przejrzysty, łatwy i szybki wskazać ujęcie dokumentu w księdze rachunkowej.
Co ważne, firmy, które oferują pieczątki, są w stanie przygotować dowolny wzór zapisu oraz pozwalają wybrać kolor tuszu do pieczątek, który będzie dobrze dopasowany do potrzeb konkretnego Klienta i jego firmy.
Dekretacja dokumentów online
Współcześnie wiele operacji księgowych wykonuje się elektronicznie, wykorzystując w tym celu nowoczesne narzędzia i technologie elektroniczne. W Ustawie o rachunkowości nie mówi się wprost o tym, że dekretacja musi być naniesiona na dokumenty księgowe. Jeśli dokumentacja firmy jest prowadzona elektronicznie, to także dekretacja jest wykonywana online z wykorzystaniem dedykowanego programu. Większość tego typu programów umożliwia wydruk dokumentów księgowych z naniesieniem obowiązkowego opisu. W takiej sytuacji nie ma więc konieczności ponownego dekretowania dokumentów ręcznie.
Pieczątka dekretacyjna – potwierdzenie zgodności dokumentu z prawem
Umieszczenie na dokumentach pieczątki dekretacyjnej to znak, że jest ona zgodna z obowiązującymi przepisami. Właśnie dlatego tak istotne jest to, by w każdym biurze księgowym czy firmie posługiwać się pieczątką dekretacyjną. Wykorzystanie gotowego stempla znacznie ułatwia pracę. Co ważne, wygląd pieczątki oraz informacje, które się na niej znajdą są docelowo określane przez zamawiającego, dlatego każda firma może wyrobić stempel odpowiadający jej potrzebom. Ważny jest nie tylko wzór pieczątki, ale także to, by gumka do pieczątki była trwała, a tusz się nie rozmazywał. Właśnie dlatego warto zlecić wykonanie pieczątki sprawdzonej firmie działającej od lat na ryku, takiej jak Stampler.pl
