Praca w dziale Human Resources do którego należy zarządzanie zasobami ludzkimi, kryje w sobie wiele funkcji, które przyczyniają się do usprawnienia działalności przedsiębiorstw.
Często uważa się, że jest ktoś pracuje w tym dziale to jest po prostu rekruterem. Okazuje się jednak, że zakres obowiązków osób z działu HR jest bardzo szeroki i wymaga posiadania wielu umiejętności nie tylko tych miękkich. Co więc powinien umieć pracownik działu HR?
Czym jest dział Human Resources?
Dział HR można sklasyfikować jako dział pośredniczący pomiędzy kierownictwem firmy a jej pracownikami. Zajmuje się całym procesem rekrutacji nowych pracowników, ale także niejako ich opieką na późniejszym etapie.
Często organizuje się i przeprowadza różnego rodzaju szkolenia, warsztaty czy dodatkowe zajęcia. Dział HR śledzi pracowników, ich postępy w pracy, a także wyłania tych najlepszych. Nie tylko zajmuje się rekrutacją, ale całą procedurą zwolnień i odejść z pracy.
Dział HR można podzielić na miękki i twardy. Miękki HR odpowiada za wszelkie kwestie związane z rozwojem pracowników, komunikacją w firmie itp. Z kolei twardy HR, dba o wszelkie kwestie techniczne związane m.in. z dokumentacją.
Pracownicy działu HR i miękkie umiejętności
W związku z dużą liczbą obowiązków kompetencje pracowników w tej dziedzinie muszą być bardzo szerokie. Zaczynając od tych miękkich, dobry HR-owiec, to osoba przede wszystkim komunikatywna. Nie chodzi tu tylko o swobodę w czasie rozmowy, ale także o empatię, kulturę, umiejętność słuchania i elokwencji.
Ponadto bardzo ważne jest wyczucie. Ponieważ osoby pracujące w tym dziale często kontaktują się zarówno z nowymi pracownikami, jak i z szefostwem, ich słownictwo musi być dobrze dobrane na każdym szczeblu komunikacji.
Kolejną ważną cechą jest cierpliwość. Ponieważ taka praca, to głównie praca z ludźmi, trzeba niejednokrotnie zachować spokój i równowagę, zwłaszcza w czasie poszukiwań kandydata na odpowiednie stanowisko. Zdarza się, że osoby poszukujące pracy mają lekceważący stosunek i np. przestaną odbierać, telefon, lub odpowiadać na maile, gdy kandydat był już na końcu rekrutacji, w takich sytuacjach tym bardziej pojawia się stres.
Spryt to cecha niezbędna w czasie poszukiwań kandydatów. Nie wystarczy tylko napisać ogłoszenia i opublikować go na portalu. Często poszukiwania są bardziej złożone i rekruterzy poszukują pracowników przez różne portale np. LinkedIn, a rekrutacja jest bardzo złożona. Trzeba wiedzieć jak dotrzeć z ogłoszeniem do określonej grupy, wiedzieć jak komunikować się z potencjalnymi pracownikami na poszczególnych etapach rekrutacji.
Jakie twarde umiejętności liczą się w tej branży?
Często zdarza się, że wszystkie kwestie administracyjne, są wykonywane przez te same osoby. Wiąże się to np. ze sporządzaniem umów, rozliczaniem czasu pracy czy wszelkimi sprawami prawnymi.
Kwestie związane z dokumentacją, są bardzo istotną częścią, dlatego wymagają odpowiedniej wiedzy i umiejętności z dziedziny kadr i płac. Ponadto ta wiedza powinna być co jakiś czas odświeżana i aktualizowana. W tym celu wysyła się pracowników na kursy stacjonarne, internetowe lub organizuje się dodatkowe szkolenia.
Pracownicy, którzy zajmują się dokumentacją, powinni być więc bardzo dokładni. Błędy w umowach o pracę, nieprawidłowe rozliczenia i wszelkie inne pomyłki mogą dużo kosztować, dlatego w tym obszarze szczególnie ważna jest skrupulatność i precyzja.
Nawet jeśli w danej firmie, księgowa wypełnia te obowiązki, to dobry HR-owiec, powinien znać podstawy związane z administracją i być zorientowany w temacie, chociażby ze względu na to, że może pośredniczyć we wszelkich procesach prawnych.
Podstawowe obowiązki osób zajmujących się twardym HR to m.in:
· sporządzanie i opracowywanie umów
· wystawianie świadectw pracy
· prowadzenie ewidencji czasu pracy
· naliczanie podstawowych wynagrodzeń
· tworzenie aneksów
· przygotowanie i opracowanie wszelkich formalności związanych ze złożeniem wypowiedzenia lub zwolnieniem pracownika
· tworzenie harmonogramów urlopowych
· kierowanie pracowników na badania lekarskie
· nadzór i ochrona akt osobowych
· współpraca z instytucjami państwowymi i innymi urzędami
· pilnowanie przestrzegania obowiązujących przepisów
· rozliczanie firmy z ZUS-em i urzędem skarbowym
O czym powinien pamiętać dobry HR-owiec?
Bycie dobrym pracownikiem wiąże się z nieustannym poszerzaniem swoich kompetencji. Niezbędne są ciągłe szkolenia i otwartość na rozwój. Nie tyczy się to tylko kwestii związanych z twardymi umiejętnościami, ale także z miękkimi.
Często te osoby muszą mieć wiedzę nie tylko ze swojego obszaru pracy, ale również wiedzę branżową np. dotyczącą ich firmy. Powinni znać podstawowe pojęcia i mieć najnowsze informacje z branży, w której się poruszają. Jako osoby, które podejmują pierwszy kontakt z potencjalnymi kandydatami, powinni umieć wybadać, czy dana osoba ma niezbędną wiedzę, więc sami muszą być zorientowani w temacie.
